مقالات حقوقي > حقوق ثبت > ۱۳۹۰/۰۷/۲۳
۱ بازدید
 

لزوم تقدم امضای سردفتر بر امضای دفتریار در اسناد رسمی


در اغلب جلسه ها، هیئت ها و کارگروه هایی که در ارتباط با وظایف و تکالیف سردفتران و دفتریاران تشکیل می شوند، در بحث تقدم و تأخر امضای سردفتر و دفتریار در اسنادی که باید متضمن امضای هر دو نفر آنها باشد، اتفاق نظر حاضران و صاحب نظران در این باره به ندرت مشاهده می شود. این نوشتار درصدد بررسی این موضوع است. بدیهی است که در وهله نخست باید به قوانین موضوعه مصوب قوه قانون گذاری مراجعه کرد. ماده ۸۴ قـانـون ثـبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰ می گوید: <نماینده ای۱ که از طرف اداره کل ثبت اسناد و املاک۲ برای هر دفتر تعیین می شود، باید در اوقات کار در دفتر اسناد رسمی حاضر باشد تا هر معامله و تعهدی که واقع می شود را پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر، در دفتر خود ثبت نماید.> از قسمت اخیر این ماده چنین برمی آید که سند ابتدا در دفتر صاحب دفتر و سپس در دفتر نماینده (دفتریار اول۳) ثبت می شود. ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴ درخصوص ترتیب امضاهای قانونی یک سند چنین بیان داشته است: ...< ثبت سند به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار خواهد رسید؛ مگر آن که دفترخانه فاقد دفتریار باشد.> در ماده ۲۳ این قانون ضمن آن که سردفتر مسئول تمامی امور دفترخانه دانسته شده، در باب مسئولیت دفتریار اول آمده است: ...< دفتریار اول مسئول اموری است که به موجب مقررات به عهده او محول شده و یا از طرف سردفتر در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجـاع مـی شـود. در مورد اخیر، سردفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت. در هر مورد که براساس مقررات این قانون، دفتریار به جای سردفتر انجام وظیفه می کند، مسئولیت دفتریار همان مسئولیت سردفتر است.> به دلیل آن که در مقررات جاری (قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴) نص صریحی که احصاکننده مسئولیت ممتاز شده دفتریار باشد ملاحظه نمی شود، ناگزیر و به اعتبار مفهوم ماده ۷۶ قانون مذکور باید به مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ استناد کرد.به موجب مواد ۲۴ و ۲۵ این قانون وظایف دفتریاران به نظام نامه قانون محول شده است. در مواد ۲۴ و ۲۵ نظام نامه مصوب ۱۳۱۷ نیز به ترتیب چنین آمده است: <در صورتی که دفترخانه نماینده نداشته باشد، نگهداری نسخه ثانوی دفتر ثبت اسناد و دفتر نماینده عایدات و دفتر گردش تمبر و دفتر ثبت مکاتبات مندرج در ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی برعهده دفتریار خواهد بود و چنانچه دفترخانه با داشتن دفتریار نماینده هم داشته باشد، سوای نسخه ثانی دفتر اسناد رسمی و دفتر گردش تمبر که بر عهده نماینده خواهد بود، نگهداری سایر دفاتر برعهده دفتریار است.> <علاوه بر وظایف مندرج در ماده قبل، دفتریار موظف است امور مرجوعه از طرف سردفتر را انجام و در غیاب او نیز تمامی وظایف قانونی سردفتر را ایفا نماید.>در همین رابطه آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ نیز درخصوص تنظیم اسناد و ثبت آن، در ماده ۱۸ چنین آورده است: <سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضا نمایند؛ مگر آن که وارد دفتر شده و به امضای اصحاب معامله رسیده باشد.> در قـسـمـت اخـیر ماده ۳۶ (اصلاحیه های ۲۴ اردیبهشت ۱۳۲۳ و ۳۱ شهریور ۱۳۲۴) آیین نامه موصوف همین روش و گویش چنین تکرار شده است: <خلاصه۴ نامبرده باید حاوی نام پدر و شماره شناسنامه متعاملان نیز بوده و علاوه بر امضای آنان به امضای سردفتر و نماینده ثبت، در صورتی که دارای نماینده باشد، ممضی شود.> در ادامه نیز تأکید شده است: < تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود.> کارگروه (کمیسیون) وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران که به استناد بند ۲ ماده ۶۶ قانون دفاتر اسناد رسمی برای ایجاد رویه و مشی واحد در اجرای مقررات و دستورالعمل های اجرایی (البته با تأیید بعدی نظریات ابرازی کارگروه توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور) در دفاتر اسناد رسمی کشور اجازه قانونی دارد نیز در پاسخ به پرسش دفترخانه ۱۶ فسا مبنی بر این که " با توجه به مواد ۲۹ و ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ دفتریار آیا وظیفه تنظیم سند در دفترخانه را دارد یا این که فقط موظف به امـضـای اسـنـاد و تـنظیم دفتر درآمد اسـت؟" طـبـق فـراز ۳ بـخـشـنامه وحـــــــدت رویــــــه شـــمــــــاره ۱۴۴۵۹/۲۱/و/ر مورخ ۱۲ تیر ۱۳۸۱ چنین اظهارنظر نــمــــوده اســـت: <وظـــایـــف دفتریار همان است که در ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ آمده است.>۵ درخصوص موضوع این مقاله، نگارنده باوجود کنکاش و تفحص در قوانین و مقررات موضوعه، به نص آشکار و صریحی که مبین این تقدم و تأخر باشد، مواجه نشد. ازاین رو تنها باید با زیرکی و ظرافت و با بهره گیری از اصول و معیارهای کلی حقوقی و از روی سیاق عبارات همان مستندات اشاره شده، قصد و نظر مقنن و واضعان آیین نامه ها و مقررات و دستورالعمل ها را استنباط کرد. هدف ماده ۸۴ قانون ثبت اسناد و املاک چنین بوده است که سند پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر، در دفتر نماینده نیز ثبت شود. به بیان حقوقی روشن تر، سندی که پس از امضای صاحب دفتر (سردفتر) مصداق قانونی سند را حائز می شود، در مرحله دوم باید توسط نماینده (دفتریار) نیز در دفترش ثبت و امضا شود. در همین راستا از ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی یاد شده؛ آنجا که می گوید: ...< مگر آن که دفترخانه فاقد دفتریار باشد.> از این عبارت چنین مستفاد می شود که سند تا به امضای سردفتر نرسد، سند محسوب نمی شود و برای آن که دفتریار در موقعیت امضا قرار بگیرد، باید مصداق سند (نوشته دارای امضای سردفتر) پدید آمده باشد؛ یعنی بعد از امضای سردفتر، دفتریار باید امضا نماید؛ نه قبل از او؛ چرا که در آن صورت نمی توان بر آن نوشته اطلاق سند نمود. به عبارت خلاصه تر، دفترخانه بدون دفتریار نیز می تواند سند را تنظیم نماید۶ و هرگاه دفتریار داشته باشد ، وی سندی را که سردفتر (با شرایطی که قانون بیان کرده است) امضا نموده، در ثانی امضا خواهد کـــــرد.بــیــــان مــــاده ۱۸ آیـیـن نـامه دفاتر اسناد رسـمـی هـم در این زمینه کاملاً روشن و واضح است و نیاز به شرح و تفسیر بیشتر ندارد؛ زیرا نص ماده مرقوم، ظهور در همان ترتیبی دارد که بیان کرده و عمل بر خلاف ظاهر آن، اجتهاد در مقابل نص محسوب می شود. بیان ماده ۳۶ آیین نامه مزبور که ترتیب امضای سردفتر و دفتریار را در برگ های خلاصه معامله به همان نحو و روش تکرار کرده نیز به نوبه خود مؤید اصرار بر این مشی و رویه است. از ماده ۲۳ قانون مذکور هم در این باره نکته مهم و قابل توجهی عاید نمی شود؛ اما می توان به بهانه آن و خلأ پیش آمده، با تمسک به مفهوم ماده ۷۶ این قانون، به قانون سابق دفاتر اسناد رسمی و به تبعیت از آن به نظام نامه مربوط رجوع کرد تا این سکوت شکسته شود. با این وصف، از قسمت پایانی ماده ۲۵ نظام نامه آنجا که می گوید: ...< دفتریار موظف است امور مرجوعه از طرف سردفتر را انجام و در غیاب او نیز تمامی وظایف قانونی سردفتر را ایفا نماید> چنین مستفاد می شود که با حضور سردفتر در دفترخانه نقش پررنگی برای دفتریار نمی توان تصور کرد و به عبارتی، چنانچه سردفتر مراحل تنظیم و ثبت سند را با امضای خود خاتمه داد، آن گاه دفتریار می تواند وظیفه خود را که همانا امضای سند اسـت، ایفا نماید.کارگروه (کمیسیون) وحدت رویه کانون نیز در بخشنامه یاد شده، دفترخانه سؤال کننده را بدون هرگونه اظهارنظری عیناً به ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی رهنمون کرده که شرح آن گذشت. نتیجه آن که در مسئله تقدم و تأخر امضای سردفتر و دفتریار ذیل اسنادی که باید متضمن امضای هر دو نفر آنها باشد، پس از اخذ امضاهای لازم موضوع ماده ۶۳ قانون ثبت اسناد و املاک، ابتدا سردفتر باید امضا نماید و سپس دفتریار امضا کند و بدیهی است مسئولیت هر یک نیز از جهتی که امضا می نمایند، همان است که در مقررات جاری تعیین شده است.


منبع:
1و 3- ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمي و کانون سردفتران و دفترياران: < هر دفترخانه علاوه بر يک دفتريار که سمت معاونت دفترخانه و نمايندگي سازمان ثبت را دارا مي‌باشد و دفتريار اول ناميده مي‌شود... .> ‌ 2- ماده واحده قانون مصوب 10 بهمن 1351 مجلس شورا و مصوب 3 ارديبهشت 1352 مجلس سنا: < از تاريخ تصويب اين قانون، عنوان اداره کل ثبت اسناد و املاک به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تبديل مي‌شود.> 4- منظور خلاصه معامله سند تنظيمي نزد سردفتر نسبت به مال غيرمنقول است که در صدر ماده 36 ذکر شده است. 5-ضميمه مجله کانون سردفتران و دفترياران، شماره 40، ارديبهشت 1387، ص 249 6- ماده 25 قانون دفاتر اسناد رسمي
نويسنده : جمشيد وحيدنيا، کارشناس مسئول امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
www.vekalat.org